в этом разделе вы узнаете,
как подать заявку на финансирование поездки из фонда СОМУ
Заявка на поездку
Инструкция и шаблоны документов
Эта инструкция поможет вам пройти все этапы подачи и оформления заявки на финансирование поездки из фонда. В ней указаны все необходимые документы (шаблоны которых можно скачать), а также расписан порядок действий при подаче заявки.
Этап 1
заполненное и подписанное представление
На данном этапе вам необходимо собрать пакет документов, обосновывающих вашу поездку и подтверждающих, что организаторы конференции вас пригласили, а кафедра (или подразделение) поддерживает ваше решение выступить с этой работой
кафедра
или подразделение
приглашение
на конференцию
организаторы
конференции
принятые тезисы
(копия текста)
Вы сами :)
заполненное и подписанное задание для поездки
1.
2.
3.
4.
кафедра
или подразделение;
зам. ген. директора
по научной работе
документ
где взять?
файлы шаблонов
(скачать)
Форма 1

Теперь нужно подать заявку, загрузив в нее (на последней странице) все эти документы
Этап 2
Если комиссия примет положительное решение по вашей заявке, то вас об этом оповестят.
Далее начинается второй этап.

Универсальный список документов:
1. Служебная записка
(на имя ген. директора Центра)

2. Выписка из протокола заседания комиссии

2. Задание на поездку
(форма 2)

3. Запрос предварительного возмещения расходов
(форма 3)

4. Приглашение на конференцию
(и перевод, если необходимо)

5. Копия тезисов
- оформляется Председателем СОМУ, его заместителем или секретарем

- оформляется секретарем СОМУ

данные документы необходимо самостоятельно забрать у Секретаря СОМУ

(скачать)
Форма 3

Универсальный список документов:
1. Служебная записка
(на имя ген. директора Центра)
- оформляется Председателем СОМУ, его заместителем или секретарем

- оформляется секретарем СОМУ

данные документы необходимо самостоятельно забрать у Секретаря СОМУ

2. Выписка из протокола заседания комиссии

3. Задание на поездку (форма 2)

4. Запрос предварительного возмещения расходов
(форма 3)

5. Приглашение на конференцию (и перевод, если необходимо)

6. Копия тезисов
(скачать)
Форма 3

Все эти документы отправляются через программу 1С: Документооборот
Создать → Документ внутренний → Направление в поездку

реквизиты

свойства

файлы

отправить

Заполнить:
Краткое содержание - цель и суть вашей поездки, а также обязательно сумма
Руководитель подразделения - ваш руководитель
Комментарии - по необходимости

Ничего не изменять:
Проект
Вопрос
Состояние
Подразделение
Ответственный
Состав
В дело
Заполнить согласно поданной заявке:

Страна, город

Дата начала

Дата окончания

Срок всего

Срок, не считая времени нахождения в пути
Загрузить сканы документов, перечисленных выше
Заполняете поле
"Описание" -
краткое содержание с обязательным указанием выделенной суммы.

Выбираете
"На согласование"

С кем согласовать:
в следующем порядке выбираете:

1. Магомедова Замира Аразовна
2. Конради Александра Олеговна
3. Ляшенко Галина Павловна
4. Афанасенкова Елена Борисовна
Этап 3
бланк задания
с кратким отчетом
в бухгалтерию
копия документа, подтверждающего ваше участие в конференции
обучающиеся
отчет
о поездке
в Совет обучающихся и молодых ученых
1.
2.
3.
в течение
3 дней после возвращения из поездки
(диплом, сертификат, грамота, благодарственное письмо и т.д.)
сотрудники
в отдел специалитета/ординатуры/аспирантуры
в Совет обучающихся и молодых ученых
авансовый отчет
документы, подтверждающие расходы
(гостиничные чеки, авиабилеты и. д.)
документ
куда направить?
Как увеличить шансы на получение гранта (или большей суммы)?
Факторы успеха:
  • Выступление с устным докладом (постерные доклады имеют меньший приоритет и рассматриваются только в случае, если конференция имеет особую научную/образовательную значимость)
  • Научные достижения
  • Работа в Совете обучающихся и молодых ученых Центра, или другая общественная деятельность и участие в инициативах Центра
  • Академическая успеваемость (для обучающихся) - может быть принята во внимание


Из-за чего могут отказать?
Совет вправе принять решение об отказе в предоставлении денежного обеспечения поездок в следующих случаях:
  • Когда мероприятие, на посещение которого подается заявка, не внесено в список рекомендуемых мероприятий
  • При нарушении правил подачи заявки
  • При несоблюдении правил предоставления отчетов о ранее осуществленных поездках за счет Фонда Совета обучающихся и молодых ученых
  • При недостаточном объеме средств в Фонде Совета обучающихся и молодых ученых
  • В случае, если в Фонде Совета обучающихся и молодых ученых недостаточно средств для денежного обеспечения всех поданных заявок, на основании критериев приоритетности (см. выше)
  • При повторных подачах заявки в течение 1 календарного года, если ранее было принято решение об удовлетворении заявки.


Можно получить грант на любую конференцию?
Теоретически - да, на практике финансирование предоставляется в первую очередь на участие в конференциях их приоритетного и рекомендуемого списков мероприятий.

Выделение материального обеспечения на мероприятия, не включенные в Список, возможно только решением Комиссии Совета по согласованию с Заместителем генерального директора Центра по научной работе лишь в случае, если мероприятие имеет исключительную  научную или образовательную значимость (тема мероприятия является профильной и узкоспециализированной, участие ведущих специалистов мирового уровня и т.д.). 

Сколько денег дадут?
В зависимости от планируемых затрат (которые вы описываете в документах при подаче заявки), но не более 30 т.р. для мероприятий в России, и не более 60 т.р. для зарубежных, на одного человека.

Размер денежного обеспечения:
  • не может быть меньше организационного взноса;
  • не может превышать расходы на поездку;
  • не покрывает все расходы на поездку;
  • не включает “суточные”


Какие расходы мне возместят?
Возмещаются
  • расходы по проезду к месту назначения и обратно
  • расходы по найму жилого помещения
  • расходы на оплату организационных взносов, взносов за участие в конкурсах, фестивалях и т.п., если они предусмотрены положениями о проведении данных мероприятий
  • расходы на печать постеров (плакатов, содержащих результаты научной работы)
Вопросы и ответы по тревел грантам от Фонда молодых ученых
Кто может получить грант?
Получить помощь может любой обучающийся и молодой ученый Центра. Молодой - это до 35 лет.
А если во время учебы подаешь заявку на конференцию, которая состоится уже после выпуска?
Нельзя, так как бухгалтерия не может перечислять деньги и принимать отчет от лица, не имеющего отношения к НМИЦ.
Есть конференции в приоритете, чтобы увеличить мои шансы?
Актуальный перечень приоритетных мероприятий всегда можно найти на сайте в верхней части этой страницы.
Как же подать заявку на грант?
Есть специальные формы. Они заполняются, подписываются запрашивающим лицом и его руководителем. Это может быть руководитель подразделения, где выполняется научная работа и работает молодой ученый или для ординатора - зав. кафедрой, где учится обучающийся, либо кафедра научного руководителя (для студентов). Еще нужны подписи трех любых сотрудников этого подразделения, чтоб было понятно, что Ваша работа одобрена коллективом (см.форму). После этого заполняется заявка через специальную электронную анкету, туда загружаются уже заполненные формы. После получения запроса на финансирование поездки собирается комиссия, готовятся документы. При одобрении создается служебная записка, которая подписывается Председателем СОМУ и отдается на одобрение А.О. Конради. Потом, в случае подписания Александрой Олеговной, человек забирает служебную записку самостоятельно и загружает необходимые документы через систему 1С и отправляет на согласование определенному списку лиц. В конце идет к Устименко И.А. со всем пакетом. Заявки и прочие документы нужно загружать в формате pdf. Также нужны сканы тезисов и подтверждение о включении в программу, то есть официальное приглашение от организатора мероприятия (конференции)
А когда ждать ответ? 
Ответ в течение недели. Обычно быстрее.
А если сказали «денег нет»?
Если денег нет, то значит - нет.
А кому можно задать вопрос про гранты?
Вопрос про гранты можно задать Наталии Кляус - klyausn@mail.ru.
Может таки лично можно спросить? 
Лично спросить ничего не даст. Деньги выдаются только после оформления пакета документов. Для финального этапа нужно собрать несколько подписей. По устному "мне одобрили" Вам ничего не выдадут.
А если сказали, что дадут грант, то что дальше делать?
Про этот вопрос ответила выше про подачу заявки.
А грант - это сколько в валюте? 
Сколько в валюте - надо рубли делить на текущий курс.
То есть увеселения за рубежом не покроет? 
Увеселения и еду не покрываем. Мы серьезная организация.
Что, даже еду не покроет? А где мне тогда взять на них деньги?
К сожалению, на текущий момент размеры фонда таковы, что не смогут удовлетворить потребности всех во всем. По положению мы можем рассматривать покрытие расходов только по определенным статьям. Еда к ним не относится, придется искать иные источники. После поездки попросят предоставить финансовый отчет. Надо помнить, что чем больше просите сумму, то тем меньше вероятность, что оплатят все полностью
Что делать, когда приехал с конференции? 
Когда приехал, надо писать финансовый отчет и отчет по поездке для бухгалтерии в трехдневный срок. А также просто отчет о поездке на русском и английском языках в течение недели для публикации в группах и на сайте (тоже обязательно!)
Какой такой отчёт?
Формы отчета можно посмотреть в группе и на сайте СОМУ
Второй раз грант тоже можно получить? А третий?
Можно теоретически получить второй и третий раз помощь, но в течение года вероятность невелика. Но заявки подавать надо столько раз, сколько раз Вы хотите съездить. Это повлияет на размер фонда в дальнейшем.
А если я хочу на Канары на курс по физиотерапии? 
Курсы пока не можем оплатить. Но Вы подавайте на стажировки и курсы. Это поможет просить помощи сверху в дальнейшем и даст серьезные аргументы в рассмотрении вопроса о стажировках.
А в Африку - обучать голодающих детей? 
...
Но я же VIP учёный в центре, почему мне нельзя на стажировку?!!!
Фонд СОМУ это ооочень маленький фонд, который должен в первую очередь поддерживать начинающих и наименее защищенных молодых ученых. Маститых и выдающихся специалистов, важность которых очевидна всему миру, наверняка смогут поддержать более серьёзные и солидные финансовые структуры и организации, причем более достойным образом, нежели частичное финансирование без оплаты еды и первого класса.